Avant de faire affaire avec des professionnels du milieu événementiels

La mode est à l’organisation d’événements par soi-même. Que ce soit un mariage, un événement corporatif ou une levée de fonds, plusieurs entreprises ou personnes héritent de ce mandat. Souvent sans expérience dans ce genre de projet, on ne sait par où débuter et on fait les choses à l’envers.

Je vais vous donner quelques pistes afin de vous aider dans vos prochaines décisions ou événements.

Le but de votre événement

Que ce soit pour une levée de fonds, un événement corporatif ou tout autre type d’occasion, établissez bien les balises de celles-ci. Dois-je aller chercher des commandites? Vais-je avoir du budget? Qu’est-ce que je souhaite avoir à mon événement? Comment je vois celui-ci? Quels sont mes besoins minimaux?

Le fameux budget

Suite à la mise sur papier de votre but, estimez les coûts que vous souhaitez mettre dans chacune des catégories. Parfois, vous aurez affaire à un événement récurrent. Demandez les factures des années précédentes liées à celui-ci lorsqu’applicable, partez de cela afin d’élaborer le budget et voir si vous avez omis quelque chose à votre budget.

Vous vous mariez, pas de problème, probablement qu’une amie, une cousine ou autre l’a fait dernièrement. Sans entrer dans les détails, ces personnes peuvent vous guider pour avoir une idée des coûts des différents intervenants suite à leurs recherches ou à ce qu’ils ont dû débourser.

La recherche de fournisseurs

Vous vous êtes établis un budget pour chacune des parties nécessaires à votre événement? Lorsque vous faites vos appels ou vos demandes via des formulaires internet, n’hésitez pas à mettre votre budget alloué pour ceci. Ils vous diront si c’est réaliste, s’ils ont une alternative pour vous ou une référence si jamais eux ne peuvent répondre à vos besoins.

Le service : bien des gens abordent la recherche de fournisseurs simplement en regardant le prix… c’est une façon de faire, cependant achèteriez-vous une voiture sans même l’essayer? Sans même demander une inspection? Car malgré votre budget, peut-être auriez-vous besoin

du service après-vente, d’une assurance en cas de bris… C’est un peu la même chose avec les services. Le prix est une chose, les bon deal une autre, mais qu’en est-il de la personne que vous engagez? Aimez-vous son approche? Aimez-vous sa façon de parler en tant que maître de cérémonies? Si jamais la personne choisie est malade, est-ce que la compagnie est assez bien établie pour avoir des remplaçants? Est-ce qu’ils vous ont demandé une rencontre pour en connaitre davantage sur vos besoins? Bref, il y a plein de détails à considérer avec le prix qu’on paye pour un service. Il est facile de trouver des services « pas chers », parfois vous serez agréablement surpris, parfois vous serez déçus… mais combien de gens ont été déçus par leur achat « remarquablement bas », sur les différents sites internet de ce genre ?

Soyez conscients que les fournisseurs ne peuvent pas faire le travail à votre place et que si ce n’est pas clair pour vous, ce ne le sera pas pour eux non plus. Prenez quelques minutes pour mettre sur papier vos besoins et tout le monde en sortira gagnant. Ainsi, vous ne perdrez pas votre temps, et eux non plus.