Pourquoi s’en remettre à un planificateur d’événements pour organiser un tournoi de golf?

Avec le retour du beau temps, la saison du golf frappe à nos portes et les tournois de golf sont très populaires auprès des entreprises.

Un tournoi de golf fait partie des différents types d’activités qu’un planificateur d’événements sera appelé à organiser et Tonévénement.ca ne fait pas exception. Nous sommes mêmes à votre disposition pour vous aider à vous décharger du gros travail que cela représente.

Voici donc quelques petits conseils pour vous aider dans l’organisation…ou vous convaincre de faire appel à la meilleure expertise possible pour vous faciliter les choses, surtout dans le cas d’un événement aussi imposant qu’un tournoi de golf.

La sélection du terrain

Tout t’abord, il est primordial de s’y prendre longtemps à l’avance puisque certains terrains doivent être réservés près d’une année à l’avance. Choisissez deux à trois dates possibles (n’oubliez pas de faire approuver ces dates par les dirigeants et les employés et vous assurez qu’ils seront libres pour participer au tournoi). Vérifiez si les dates proposées entrent en conflit avec d’autres tournois (organisés par des entreprises du même milieu que le vôtre ou avec les mêmes invités).

Déterminez la région géographique la plus accessible pour vos convives (avec des limites Nord, Sud, Est et Ouest). Choisissez 2 ou 3 terrains de golf correspondant à vos attentes et à celles de votre clientèle (terrain privé, semi-privé ou public). Veillez à ce que les terrains sélectionnés soient adéquats. Vérifiez le nombre minimal et maximal de golfeurs qu’ils peuvent recevoir, le nombre de places disponibles dans le stationnement, le nombre de salles de réception et leur dimension, la quantité de voiturettes. Tout ceci dans le but d’éliminer les terrains qui ne répondent pas à vos critères.

Renseignez-vous au sujet des tarifs – droit de jeu, voiturettes, repas, démonstration des professionnels, balles de pratique, etc. – afin de préparer un budget provisoire. Demandez au responsable de vous faire parvenir de la documentation sur son terrain par courriel (menus, règlementation du terrain, carte de pointage, etc.). Visitez les clubs que vous trouvez intéressants et assurez-vous d’y retrouver toutes les installations recherchées (douches, vestiaires, cases.

Choisissez la date et le club qui satisfont le mieux à toutes vos exigences. Dressez un échéancier et préparez un budget provisoire.

Organisation de la journée

Établissez avec le responsable du club la  formule des départs : départs simultanés (shot-gun), entrecroisés ou consécutifs, la formule du tournoi : partie individuelle, par trou ou Vegas. Les activités pendant le tournoi sur le parcours et la nature de vos concours  s’il y a lieu (retiendrez-vous les services d’un photographe pour des photos de tous les quatuors ou d’une entreprise de vidéo pour un tournage qui sera diffusé en soirée? Organiserez-vous des concours tels que trou d’un coup, le plus long coup de départ, la balle la plus près du trou, etc.? Organiserez-vous des dégustations sur les trous? Y aura-t-il des stations avec de l’alcool? Est-ce que des commandites sont possibles?

Discutez également du nombre de places par table (de 8 à 12 personnes selon la grandeur des tables utilisées), du choix des menus (brunch, dîner, barbecue ou souper), le choix des boissons et les tarifs, ainsi que le style de service – bar ouvert ou payant. Déterminez également si vous offrirez un cocktail avant le repas.

Il vous faut également vous informer sur les activités après le tournoi (DJ, animation et remise de prix, tirage de prix de présences, humoriste, diffusion de vidéos, encan, etc.). Réservez les personnes concernées à l’avance.

Ajustez le budget provisoire et prenez les décisions qui s’imposent.

Déroulement du tournoi de golf

Le jour J, il faudra vous assurer que tout fonctionne tel que vous l’avez planifié. Prévoyez le coup en cas de pluie et informez-vous de la politique du terrain à ce sujet, quelques jours avant l’événement.

Rendez-vous, si possible, quelques heures avant l’arrivée des participants la journée de l’événement afin de tout préparer – table d’inscription, cadeaux, affichage, etc. — et d’être prêts à les recevoir. Faites votre possible afin que votre tournoi devienne un événement inoubliable et qu’il soit un succès.

Un peu dépassé par l’ampleur de la tâche? Chez Tonévénement.ca, nous avons les contacts pour vous offrir le meilleur et organiser le tournoi que vous désirez, sans vous préoccuper de toute la logistique. N’hésitez pas à recourir à nos services, il nous fera plaisir de vous aider.

Texte par Jennifer Martin