Nos conseils sur les choses à ne pas faire lors de l’organisation d’un événement d’entreprise.

Les événements en entreprise permettent de consolider les relations et l’esprit d’équipe entre le personnel et ses dirigeants. Il constitue une très belle initiative de la part de l’entreprise, et c’est pourquoi on vous invite à faire appel à Tonévénement.ca pour en garantir le succès. Si vous désirez l’organiser par vous-même, il convient d’éviter certaines erreurs.

Nous avons donc décidé d’en répertorier quelques-unes, afin de vous aider dans la marche à suivre et ainsi connaître en toute connaissance de cause ce à quoi vous pouvez vous attendre au niveau de l’organisation.

Négliger la préparation et l’organisation

Tout type d’événement d’entreprise exige une préparation et une organisation minutieuses. Il faut idéalement éviter de s’y prendre à la dernière minute. Le temps de préparation, évidemment, peut  varier en fonction de l’ampleur de l’évènement. Mais plus l’événement est gros, moins il est conseillé d’attendre au dernier moment pour l’organiser. Il est donc recommandé de commencer à l’avance les préparatifs pour pouvoir profiter des bonnes affaires et éviter les mauvaises surprises.

Ne pas se faire assister

Faire appel à un organisateur professionnel est, bien sûr, la meilleure stratégie à adopter. Son expérience lui permettra de vous guider pour le meilleur choix à faire pour les plats, la décoration, les animations, tout en tenant compte des caractéristiques de l’entreprise, de son personnel et surtout, de son budget. Vouloir tout organiser soi-même peut s’avérer plus risqué, surtout si vous êtes seuls. Certes, cela permet de limiter le budget, mais ne peut pas garantir le succès de l’évènement. N’hésitez pas à former un comité pour vous prêter assistance, ou à faire appel à nos services.

Négliger le nombre d’invités

Pour éviter les pertes inutiles, il s’avère indispensable de déterminer le nombre d’invités qui souhaitent y assister.  Envoyez des courriels, ou créez un événement sur Facebook avec tous les détails et demandez à chacun de confirmer sa présence. N’oubliez pas d’indiquer une date limite pour répondre. Vous pourrez ainsi établir une liste contenant les noms de ceux qui acceptent de participer. Cette pratique vous permettra de prévoir une certaine marge afin d’éviter les mauvaises surprises.

Négliger les détails

Chaque détail compte, quelle que soit son importance. Ces détails peuvent concerner la durée de location de la salle, la sonorisation, les différentes prestations et services inclus. Le choix du traiteur demeure un élément crucial dans un événement d’entreprise. Il est important d’accepter qu’il est pratiquement impossible de répondre aux besoins spécifiques de chaque invité. Ce qui plait à un, peut déplaire à d’autres, mais avec une bonne organisation, il est possible de faire de son mieux pour satisfaire la majorité des personnes présentes. Nos services sont à votre disposition pour vous aider en ce sens.

Ne pas tenir compte des commentaires et suggestions

Évidemment, vous ne pourrez plaire à tous, mais tenir compte des remarques des employés peut vous aider dans l’organisation de vos événements. Plusieurs bonnes idées peuvent ressortir après chaque événement et, dans le but d’optimiser votre organisation pour les années à venir, n’hésitez pas à prendre des notes afin de pouvoir vous y référer lorsque viendra le temps de penser aux prochains.

N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin, il nous fera plaisir de vous guider dans vos démarches.

Texte par Jennifer Martin